4 passos para otimizar a gestão de tempo do empreendedor

Diz-se popularmente que “tempo é dinheiro”. Na vida de um empreendedor, esses dois recursos estão muito ligados um ao outro e, por isso, é muito importante não perder tempo dentro da sua empresa. Nesse sentido, a gestão de tempo é uma competência que precisa ser cada vez mais desenvolvida por esses profissionais.

Muitas empresas, sobretudo as menores, pecam nesse quesito, pois não planejam a gestão de tempo. Em consequência, enfrentam problemas de produtividade e queda no lucro. Se você não quer passar por essas adversidades, confira as 4 dicas de gestão de tempo a seguir:

1. Fluxo de trabalho

Primeiramente, é importante compreender que fazer muitas coisas ao mesmo tempo é uma característica que chegou a ser valorizada no mercado de trabalho, mas, hoje em dia, as empresas perceberam que o foco e a especialização contribuem mais com a produtividade. Portanto, cada indivíduo deve entender o seu papel na engrenagem da empresa, e cada departamento deve dialogar com os demais.

Dessa forma, o trabalho flui de um ambiente para o outro com mais rapidez, pois cada área faz sua parte na hora certa. Além disso, o próprio ambiente físico da organização, com salas separadas, mas com um sistema de comunicação unificado e eficiente, permite que todos trabalhem com mais concentração e sinergia.

2. Aquela reunião é mesmo necessária?

Em segundo lugar, conforme citado no item anterior, a comunicação é item primordial para evitar a perda de tempo e o retrabalho. É claro que há casos em que as discussões são mais complexas e exigem que diferentes pessoas exponham seus pontos de vista, tornando as reuniões as melhores opções.

No entanto, se for um comunicado, um aviso, uma solicitação, enfim, algo mais simples e prático, uma mensagem, um telefonema ou um bom e velho e-mail já resolvem a questão.

Ainda assim, se a reunião for mesmo necessária, certifique-se de que ela tenha pautas definidas, data e horários determinados e uma lista de pessoas que devem comparecer. Assim, ninguém perde tempo e todos mantêm a produtividade.

3. Delegação de funções

Outra questão bastante problemática é a centralização de poder. Alguns empreendedores têm a necessidade de controlar e aprovar tudo o que se passa na empresa, o que torna os processos mais lentos. Dessa forma, a recomendação é ser bastante cauteloso nos processes seletivos, contratando pessoas experientes, em quem você possa confiar com tranquilidade.

Distribuir as funções a funcionários especialistas não só acelera o processo, como também permite que as tarefas sejam feitas com mais dedicação e excelência. Além disso, empreendedores que querem abraçar toda a empresa assumindo diferentes funções frequentemente acabam com problemas de estresse e ansiedade. Fique atento.

4. A tecnologia como aliada

Por fim, os sistemas integrados de comunicação e de gestão de projetos são poderosos auxílios. Não é preciso ter uma empresa grande para apostar nessas plataformas, já que elas ajudam os funcionários a organizarem as tarefas em seus respectivos prazos, mesmo em quadros corporativos enxutos.

Além disso, há sempre a possibilidade de contar com plataformas que prestam serviços administrativos completos a outras empresas, de modo que estas consigam dedicar-se com mais afinco ao seu core business. É o caso da VIA, que facilita a vida do empreendedor com os serviços: contas a pagar, contas a receber, captura eletrônica de documentos, gestão de funcionários, contabilidade inteligente e geração de relatórios em tempo real.

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