Toda empresa possui o seu chamado core business, ou seja, sua atividade principal. Essa atividade pode ser a venda de cosméticos, o ensino de idiomas, a prestação de serviços de arquitetura, enfim, tudo aquilo que existe no mercado.
No entanto, é importante ressaltar que, apesar desse cerne, as empresas precisam de diversas outras atividades para assegurar sua sobrevivência e competitividade. Esse conjunto de atividades que não compõem o core business recebe o nome de backoffice.
Qual a importância do backoffice?
Na língua portuguesa, o backoffice pode ser traduzido como “retaguarda”. Ele é composto por departamentos que aparecem na maioria das empresas, como financeiro, marketing, produção, recursos humanos e departamento jurídico. Mesmo nas empresas de pequeno porte, há sempre alguém responsável por desempenhar as funções relativas a esses departamentos.
O problema é que alguns empresários, focados no negócio principal, acabam se descuidando desses processos administrativos internos. Não raro, o backoffice é visto como custo, e não como investimento.
Contudo, sem as áreas de backoffice, não há empresa que sobreviva, pois são elas que organizam os dados de vendas, a vida dos funcionários e os esforços de marketing. Ainda que não seja a razão da empresa existir, nem sua fonte de lucro; sem a valorização do backoffice, muitas empresas mergulham em crises das quais é difícil de sair.
Como garantir um backoffice eficiente?
Para que essas áreas funcionem bem, é preciso mantê-las muito bem integradas. É como um aparelho de televisão: as pessoas só veem o que está na tela, mas, por trás dela, há uma série de peças “de bastidores” que só funcionam se estiverem devidamente conectadas umas com as outras.
Especialmente em tempos de redes sociais, em que qualquer cliente pode prejudicar a reputação de uma empresa em 5 minutos, é essencial que a informação que circule em um departamento seja a mesma que circule em outros, para que não haja desencontros.
Nesse sentido, a tecnologia é a grande aliada, já que há diversos sistemas de integração desses diferentes setores, incluindo contabilidade, departamento de pessoal, comunicação interna, entre outros.
O que importa e facilita bastante é, na verdade, a padronização de processos, de modo que cada funcionário saiba como proceder, de modo mais eficiente e em menos tempo.
Solução que vem de fora
Diante desse contexto, muitas empresas acabam comprando sistemas de gestão ou até mesmo contratando outras prestadoras de serviço que terceirizem essas funções de retaguarda. Isso permite que esses trabalhos sejam executados por pessoas especializadas, ao mesmo tempo em que os empreendedores têm a oportunidade de focar mais suas energias no core business.
Contudo, mesmo que outras pessoas estejam executando essas funções, cabe à empresa acompanhar seu andamento, de modo que tudo esteja alinhado. Cabe, ainda, aos empreendedores saber em quem confiar, o que exige um trabalho de pesquisa. Só com essa integração total, decisões mais assertivas poderão ser tomadas.
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