Todo empreendedor precisa ter total controle sobre as contas a pagar ao longo do mês. O controle financeiro de qualquer organização passa por uma boa administração de tudo aquilo que deve ser pago, em equilíbrio com o que deve ser recebido. É assim que as empresas não apenas sobrevivem, como também prosperam.
Esse tipo de atividade é rotina administrativa e ajuda na tomada de decisões estratégicas para o negócio. Em mercados competitivos, a busca pelo lucro é cada vez maior e, sem controle de contas a pagar, fica difícil alcançá-lo.
O que são contas a pagar?
Contas a pagar representam obrigações financeiras que a empresa assumiu, o que inclui a folha de pagamento dos funcionários, pagamento de fornecedores, matéria-prima de produtos, material de escritório; além das contas básicas que pagamos em casa, como telefonia, internet, eletricidade, água, entre outros.
Conhecer a fundo essas despesas ajuda a organizar financeiramente a empresa, evitando dores de cabeça, como a necessidade de empréstimos, por exemplo. Muitos donos de negócios conseguem prever a quantia de dinheiro que entrará na empresa em cada mês, mas se esquecem de planejar os gastos. É aí que as coisas complicam.
Como controlar as contas a pagar?
Seja uma empresa de pequeno ou grande porte, esse controle deve ser feito na ponta do lápis. OK, não precisa ser literalmente, já que anotar as despesas no papel não é lá muito prático. Contudo, planilhas e softwares de contabilidade não faltam no mercado. Por isso, o primeiro passo é dominar esse tipo de ferramenta e fazer dos registros uma rotina.
O objetivo dessa planilha é a construção de um registro mensal de gastos, de modo que os dados possam ser comparados. Dessa forma, a empresa consegue visualizar aumentos ou reduções em cada tipo de gasto e analisar os porquês disso ocorrer. Isso permite prever a utilização futura dos recursos financeiros, de modo mais eficiente.
Tecnologia não é tudo
Por mais avançada que seja a ferramenta utilizada, ela por si só não basta. É preciso que haja alguém concentrado e bem informado sobre todas as contas a pagar alimentando as planilhas constantemente.
Esse profissional deve registrar todas as contas a pagar da empresa nos próximos dias e meses. O ideal é que seja realizada uma previsão orçamentária para o ano, revisada a cada dois meses, o que ajuda a prevenir problemas financeiros.
É claro que há contas a pagar com valor fixo, enquanto outras despesas variam conforme a época. Por exemplo: há empresas que gastam mais no natal, ou no inverno, de acordo com a natureza de seu negócio. Ainda assim, inclua tudo o que for possível na planilha, mesmo que alguns valores tenham que ser estimados ao longo dos meses.
Assim sendo, para evitar esquecimentos, inclua também as datas de pagamentos. Nas épocas de maior produção, aumente as previsões de gastos com matéria-prima. Quando a empresa já possui um histórico registrado de contas a pagar, vale a pena voltar ao mesmo período do ano anterior para ter uma noção do quanto foi gasto.
Portanto, empresas que possuem um histórico de dados de contas a pagar fatalmente saberão o que fazer futuramente, com muito mais assertividade.