Gestão de custos é sempre um desafio, seja na pequena, na média ou na grande empresa. É uma tarefa que precisa ser executada com frequência, pois possibilita melhores resultados financeiros em longo prazo. Porém, o ponto positivo é que não é preciso ser incrivelmente inovador para reduzir seus custos, basta conhecer bem a sua estrutura de negócios e ser um pouquinho mais analítico.
Aliás, esse é o grande problema. Muitos empreendedores, na correria do dia a dia, precisam tomar decisões rapidamente e deixam as análises de lado. No entanto, uma boa gestão de custos pode fazer toda a diferença no fim do mês. Confira, a seguir, quatro práticas para te ajudar nesse processo:
1. Faça um acompanhamento com atenção
Primeiramente, acompanhe de perto todos os seus custos mensais – incluindo os fixos (que não variam, como internet e aluguel) e os variáveis (que variam de acordo com a produção, como compra de matéria-prima).
Se os custos aumentarem, isso não necessariamente é algo ruim, pois pode ser apenas um reflexo de um aumento na produção. No entanto, se a produção estiver a mesma de sempre e os custos aumentarem, vale a pena investigar.
Assim, reúna a equipe para identificar quais foram os custos em que houve aumento, entender os porquês e propor meios de reduzi-los ou cortá-los. O trabalho em equipe sempre rende melhores ideias em gestão de custos.
2. Repense suas estratégias
Em segundo lugar, reflita: com o passar do tempo, é natural que fiquemos acomodados às mesmas práticas e nem sequer percebemos que estamos perdendo dinheiro. Contar sempre com os mesmos fornecedores e apostar nas mesmas estratégias de marketing e distribuição (que já não estão surtindo os mesmos resultados) estão entre esses hábitos.
Portanto, pesquise se há formas de comunicação mais baratas (mas igualmente eficazes) e se há novos fornecedores no mercado que podem fazer preços mais interessantes para você. Da mesma forma, há empresas de distribuição que também podem ser mais econômicas, dependendo do seu negócio. Não tenha medo (nem preguiça!) de pesquisar e de reavaliar suas parcerias para uma gestão de custos mais eficaz.
3. Use a tecnologia a seu favor
Toda empresa tem alguns trabalhos manuais mais burocráticos, que demandam bastante tempo da equipe. Assim, a dica é verificar se há ferramentas e softwares que podem tornar esses processos mais simples e rápidos. Além de beneficiar seus funcionários, não será necessário arcar com horas-extras.
Além disso, por falar em otimização de tempo, analise: será que aquela reunião é mesmo necessária ou pode ser transformada num e-mail? Será que eu preciso mesmo imprimir esse documento, ou uma versão digital é suficiente? Decisões do tipo parecem pequenas, mas fazem uma grande diferença na gestão de custos da empresa.
4. Dá para trabalhar remotamente?
Por fim, permitir que seus colaboradores trabalhem de casa, o popular home office, também é um meio de economizar em diversas frentes: energia, água, transporte, alimentação, entre outros.
Em alguns casos, essa prática pode inclusive melhorar a qualidade de vida dos funcionários. Mesmo que não seja adotado diariamente, o trabalho remoto em algumas vezes por semana já faz bastante diferença na produtividade e na gestão de custos da organização.
Apenas seja analítico para discernir os momentos em que o home office pode ser feito e aqueles em que é importante contar com a presença física dos colaboradores.
Siga as dicas acima e faça da gestão de custos um instrumento para que sua empresa progrida financeiramente.