Conciliação bancária: como fazer?

Em nosso último artigo, você compreendeu o conceito de conciliação bancária e entendeu sua importância para a vida financeira das empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes.

Em resumo, o processo de conciliação consiste em comparar os extratos das despesas e recebimentos da empresa com o saldo atual. Dessa forma, o empreendedor consegue identificar se não houve nenhuma divergência entre os dados e evita surpresas desagradáveis ao chegar ao banco e perceber que o caixa da empresa está com menos dinheiro do que o previsto.

Hoje em dia, qualquer empresa disponibiliza diferentes formas de pagamento aos seus clientes, sobretudo boletos e cartões de crédito ou débito. Por isso, a operação de conciliação tem o objetivo de acompanhar esses diferentes tipos de transação para saber se os valores estão caindo no valor correto e nas datas definidas.

Confira, a seguir, algumas instruções para conduzir esse processo:

Registre todas as transações diariamente

Primeiramente, a conciliação bancária depende do registro diário de todas as transações da sua empresa. Isso inclui pagamentos de fornecedores e funcionários, recebimentos de consumidores, contas fixas, impostos, entre outros. Não se esqueça das taxas que os bancos cobram nessas transações.

O ideal é guardar as notas fiscais e demais comprovantes das transações financeiras, pois servem de prova caso você note alguma inconsistência.

Na hora de fazer o registro, coloque a data da transação, de modo que seja mais facilmente encontrada, caso você precise procurar por alguma movimentação específica. Esse registro, tanto de entradas quanto de saídas, deve ser diário para que não haja acúmulo de tarefas. Além disso, se algum dado não bater, você conseguirá resolver o problema antes que se torne uma bola de neve.

Confira os saldos

Em seguida, vem a fase mais analítica do processo: a conferência entre os extratos e o seu controle interno. É preciso analisar se o saldo inicial e o saldo final previsto de fato batem com o que foi realizado.

Também é importante estar atento às datas para saber se as movimentações de entrada e saída ocorreram nos dias previstos. Isso é importante para que as contas da empresa nunca fiquem zeradas ou no vermelho.

Por fim, analise se todos os valores estavam corretos, tanto no controle interno quanto no extrato bancário. Verifique se nenhum dado foi esquecido.

Dica de ouro: agrupe as movimentações financeiras em categorias, pois assim você identificará em quais pontos sua empresa está gastando mais e onde é possível promover melhorias.

Corrija as inconsistências

1. Identificação de divergências

Se você identificar alguma diferença entre os dados do banco e o controle interno da empresa, consulte a documentação original dessas transações. Uma venda única pode ter sido registrada duas vezes, podem ter havido multas por atraso, ou pode ter ocorrido um simples erro de digitação.

2. Identificação de movimentações não compensadas

Nas vendas por cartão, pode acontecer de uma transação não ser processada por completo, daí a necessidade de comparar os dados de seu sistema interno com os de cada operadora. Além disso, contate também suas operadoras (ou bancos, em caso de cheques) se houver atrasos nos pagamentos das vendas.

3. Não se esqueça das taxas

A conciliação bancária não deve se limitar aos valores das transações, mas deve incluir também as taxas envolvidas, algo de que muita gente se esquece. As operadoras de cartões cobram taxas diferenciadas, portanto, confira se estão todas corretas.

O mesmo vale para as taxas que os bancos cobram por cada transação efetuada, como TED e DOC, e impostos como o IOF. Não se esqueça de nenhum desses valores, pois eles podem fazer muita diferença no saldo final da sua empresa.

Como é possível perceber, não são poucas as responsabilidades de quem executa a conciliação bancária de uma empresa. Por isso, cada vez mais, os empreendedores têm contratado empresas e sistemas especializados nessa função, de modo que fiquem com mais tempo e energia para dedicarem-se ao core business.

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