O departamento pessoal, o popular DP, é um setor presente na maioria das empresas, responsável pela gestão de seus próprios funcionários. Em parceria com o RH, que tem a função de avaliar as capacidades dos colaboradores, além de integrá-los entre si, o departamento pessoal assume questões mais técnicas e burocráticas.
Por este motivo, os profissionais da área precisam ser pessoas organizadas, disciplinas e com boa comunicação interpessoal. Assim, eles ajudam a empresa a garantir o cumprimento da legislação trabalhista, enquanto seus funcionários cumprem suas responsabilidades individuais.
Confira as principais atribuições desse departamento:
Documentação de colaboradores
Todos os processos que envolvem colaboradores numa organização precisam ser documentados. Isso envolve admissão, frequência, pagamentos, férias e desligamentos. Em todo e cada um desses acontecimentos, deve haver um documento que o comprove, e ele precisa estar sempre acessível à empresa, tão logo seja solicitado.
Além dessa organização, é função do departamento pessoal providenciar tudo dentro dos prazos, simplificando e acelerando ao máximo os processos. Nesse sentido, é importante que os profissionais do setor tenham também conhecimento sobre as legislações trabalhistas. Só em âmbito de contratação, por exemplo, os procedimentos são diferentes para CLT, autônomos, estagiários e temporários.
Controle de frequência de funcionários
Além de toda a documentação, o departamento pessoal também deve fiscalizar a frequência dos funcionários. Para o bom funcionamento da empresa, cada colaborador deve cumprir sua jornada, conforme estabelecem as leis trabalhistas. O departamento deve orientar os funcionários quanto aos procedimentos para faltas justificadas, gestão de banco de horas, cálculo de horas-extras, contabilização de adicional noturno, entre outras questões.
Mesmo quando há flexibilidade de horário, o departamento pessoal administra essa questão, garantindo a produtividade da empresa, definindo padrões. Assim, ninguém se sobrecarrega, as leis são cumpridas e a folha de pagamento é calculada com mais praticidade e exatidão.
Folhas de Pagamento
Salários, comissões, remunerações extras, férias e décimo terceiro estão entre os pontos que devem ser considerados para que cada funcionário receba aquilo que lhe é devido. Da mesma forma, as taxas e contribuições locais e nacionais também devem ser controladas pelo departamento pessoal.
Todos esses itens são considerados pela área, que encaminha os dados de cada colaborador à contabilidade. É um processo que demanda boa parte da rotina do departamento, especialmente nas empresas que contam com um quadro de colaboradores muito grande.
Férias e afastamentos
O departamento pessoal, ainda no contexto da folha de pagamento, deve organizar também o pagamento de férias e de licenças. Sempre representando a empresa junto aos órgãos públicos, cabe ao DP administrar licenças, atestados, acidentes de trabalho e férias.
Seja por necessidade ou por descanso, o departamento pessoal deve controlar o período em que cada funcionário estará ausente, de modo que as atividades da empresa não sejam comprometidas. Além disso, o valor a ser pago durante o período também deve ser calculado pelos profissionais do setor.
O trabalho do departamento pessoal é de extrema importância, mas, ao mesmo tempo, burocrático e trabalhoso. Por isso, a VIA oferece soluções práticas e 100% integradas para cuidar desse setor em pequenas e médias empresas.