4 dicas para otimização de processos criativos

O sucesso de um negócio não é determinado apenas pelo número de vendas e de contratos fechados que conquista em um período de tempo, mas também pela otimização de processos administrativos e eficiência das atividades que acontecem “atrás do balcão”. 

Ter processos administrativos otimizados para facilitar a gestão do negócio, poupar tempo e garantir resultados mais acurados é primordial para que uma empresa possa se desenvolver e prosperar.  

Mas, como otimizar o dia a dia da sua administração? É isso que veremos a seguir!  

Comece pelo mapeamento 

A primeira etapa de uma otimização de processos administrativos é mapear as principais atividades que precisam ser desenvolvidas para o bom andamento do negócio.  

Cada empresa tem suas próprias particularidades, mas, de forma geral, a maioria dos negócios precisa de procedimentos relacionados à controladoria, gestão financeira, tecnologia e aos recursos humanos.  

Pensando nessas áreas, já fica mais simples diagnosticar quais são os processos que movem a empresa e identificar quais deles poderiam ser melhorados para simplificar e trazer mais agilidade e resultados para o negócio. 

Pense em possíveis soluções

Depois de ter levantado todos os processos fundamentais para sua empresa, é preciso se debruçar sobre cada um deles e entender como são feitos e de que forma poderiam ser melhorados.  

Por exemplo, se você tem um pequeno negócio, já identificou que tem dificuldade na área financeira e, por isso, acaba sempre deixando os registros desatualizados, será que não seria ideal separar um horário para, diariamente, conferir e atualizar os resultados de entradas e saídas? Ou a melhor escolha é contratar um profissional da área para cuidar desse departamento e deixar você livre para gerenciar outros assuntos? Quem sabe, terceirizar esse serviço para economizar e, ainda assim, ter uma gestão financeira profissional?  

Trace as possíveis estratégias para otimizar cada processo administrativo e verifique quais delas têm mais chances de ser efetivas no cumprimento das atividades que podem ser adotadas por seu negócio.  

Conte com a ajuda da equipe

Geralmente, as visões do gestor e do profissional que atua na área operacional são bem diferentes quando se trata dos procedimentos administrativos, e ter um outro ponto de vista sobre isso pode ser extremamente benéfico para o seu negócio.  

Por exemplo, se um recrutador percebe que a empresa seleciona para entrevista muitos profissionais que não têm capacitação compatível com o que julga necessário, pode ser uma boa ideia incluir no processo de seleção uma prova online para avaliar os conhecimentos do candidato.  

Dessa forma, apenas os que atingirem determinado nível são convocados para entrevista e a equipe de RH poupa tempo e esforços e pode se dedicar mais a outros assuntos. 

O gestor pode nunca saber que essa situação acontece e estar perdendo a oportunidade de otimizar o recrutamento de profissionais se não permitir que o setor de RH participe da discussão sobre como melhorar os procedimentos da empresa.  

Busque delegar 

Quem quer fazer tudo ao mesmo tempo e acumula diversas funções dificilmente consegue fazer todas elas adequadamente.  

Repassar responsabilidades para outras pessoas ou empresas pode parecer difícil em um primeiro momento, mas ter profissionais cuidando de processos que você já não está dando conta pode fazer maravilhas por sua empresa.  

Primeiro, porque as chances de eles serem executados com excelência é muito maior e, com isso, sua empresa estará mais bem estruturada e a gestão passará a ser mais profissional. Segundo, porque isso dá mais tempo para o empresário focar seus esforços em outras ações que realmente dependem dele.  

 

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