Descubra como criar processos efetivos no financeiro da sua escola

Saber como criar processos efetivos no financeiro dão a sua escola muito mais tempo e – tranquilidade – para desenvolver projeto pedagógico. Dessa forma, é possível alocar recursos de forma eficiente, ou seja, para atender às principais necessidades e demandas da instituição de ensino.
Por outro lado, escolas que não dão a devida importância ao sistema financeiro apresentam dificuldades para manter suas contas equilibradas. E a inadimplência está longe de ser o único problema financeiro para uma escola. Gastos desnecessários e a falta de investimentos para a captação de novos alunos também comprometem a saúde financeira.
Aqui, vamos combinar: não adianta sacrificar a qualidade de ensino para segurar as pontas em momentos desfavoráveis. Isso não é nada sustentável a longo prazo. Com a queda da qualidade pedagógica, a tendência é aumentar a evasão de alunos.
Daí a necessidade de criar processos efetivos no financeiro da sua escola. Veja como fazer isso:
Tecnologia para gerir seu fluxo de caixa
Todos estamos sujeitos ao erro. Na prática, isso significa que não é recomendável confiar todo o processo financeiro da escola apenas a pessoas. Existem muitas ferramentas online que organizam todas as informações necessárias para o setor administrativo: contas a pagar e a receber, índice de inadimplência, entre outras.
Além de evitar eventuais erros humanos, a tecnologia agiliza os processos e faz com que o gestor concentre suas energias no que realmente importa: viabilizar todo o programa pedagógico no decorrer do ano letivo e fazer projeções para os próximos anos.
Pagamentos programados
Os pagamentos de custos fixos, como a folha salarial e o aluguel do imóvel, podem ser programados. Assim, os funcionários sempre receberão em dia, o que pode ser decisivo para a sua produtividade.
Sabemos, também, que atrasar o pagamento de contas de água e luz, por exemplo, implica multas. Em outras palavras, mais gastos pela frente. Para evitar esse problema, conte, mais uma vez, com o auxílio da tecnologia. Nesse caso, o sistema notifica a escola nas datas em que há contas a pagar. Assim, evita-se o atraso nos pagamentos.
Cobrança automática
Assim como faz com as contas a pagar, você também pode (e deve) automatizar o processo de cobranças. Dessa forma, não há necessidade de emitir o boleto, um por um, para cada aluno. Quer mais? À medida que os pagamentos são efetuados, o sistema, automaticamente, indica quais matrículas estão em dia e quais não estão.
Para completar, adotar um sistema financeiro é sinônimo de segurança e praticidade para os pais dos alunos. Isso porque eles têm mais opções para efetuar o pagamento, seja por cartão de crédito ou boleto bancário.
Prevenir é melhor (e mais barato) que remediar
Enquanto o sistema financeiro faz o trabalho operacional, o gestor tem a responsabilidade de tomar decisões. A partir dos relatórios gerados pela plataforma, por exemplo, você tem uma visão ampla do seu fluxo de caixa, o que permite identificar gastos supérfluos e áreas que necessitam de mais verba.
Compete ao diretor financeiro, também, encontrar soluções que enxuguem os gastos mensais da escola e, assim, ter mais recursos para investir no programa pedagógico.

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